Все кейсы
Коробочный Битрикс24 для первички, тендерных договоров и реестров
Для инженерно-строительной компании «Академия Тепла» развернули коробочный Битрикс24 и настроили рабочий контур для первичной документации, тендерных договоров, реестров, задач, прав доступа и контроля статусов.
Паспорт проекта
Полный кейс
Инженерно-строительная компания Академия тепла: как устроили проект в Битрикс24
Кратко по проекту
Для инженерно-строительной компании «Академия Тепла» развернули коробочный Битрикс24 и настроили рабочий контур для первичной документации, тендерных договоров, реестров, задач, прав доступа и контроля статусов.
Проект реализован для направления «Строительство и ремонт» на платформе Коробка.
Задача
Развернуть коробочный Битрикс24. Подготовить серверное окружение и резервное копирование. Выполнить базовую настройку портала. Завести реквизиты организации и справочники. Создать пользователей, структуру компании, подчинённость, роли и права доступа. Подключить корпоративную почту. Внедрить задачи и проекты для командной работы. Настроить CRM под первичную документацию. Настроить CRM под тендерные договоры. Создать реестры договоров по тендерам и компаниям. Автоматизировать уведомления, регламенты и бизнес-процессы. Обучить пользователей работе в системе.
Что сделали
Развернули коробочный Битрикс24: установили лицензию, подготовили серверное окружение и настроили конфигурацию портала. Отдельно уделили внимание резервному копированию, потому что коробочная версия становится рабочей системой компании, а данные, документы, CRM и настройки должны быть защищены от потери. Выполнили базовую настройку портала: завели реквизиты организации, справочники и основные параметры, необходимые для работы CRM, задач и документов. Это позволило подготовить портал не как пустую систему, а как рабочую среду под процессы конкретной компании. Настроили структуру компании и права доступа: завели пользователей, подчинённость, роли и доступы. Для компании с документами, договорами и тендерными процессами это особенно важно: не все сотрудники должны видеть все данные, но каждый должен иметь доступ к своей зоне ответственности. Подключили задачи, проекты и корпоративную почту. Сотрудники могут ставить задачи, назначать ответственных, фиксировать сроки и контролировать выполнение внутри Битрикс24, а история рабочих коммуникаций стала ближе к CRM и задачам. Настроили CRM под первичную документацию и тендерные договоры. Документы, этапы работы, ответственные и статусы стали фиксироваться в управляемом процессе, а договоры проходят по этапам с контролем движения внутри компании. Создали реестры договоров по тендерам и компаниям, настроили роботов, уведомления, регламенты и бизнес-процессы. После настройки провели обучение пользователей по задачам, CRM, документам, реестрам и статусам.
Настроили направление «CRM» в рамках общего контура проекта.
Настроили направление «Документооборот» в рамках общего контура проекта.
Настроили направление «Реестры договоров» в рамках общего контура проекта.
Результат
Развернут коробочный Битрикс24 и подготовлено серверное окружение. Настроено резервное копирование. Выполнена базовая настройка портала, реквизитов и справочников. Настроены пользователи, структура компании, подчинённость, роли и права доступа. Подключена корпоративная почта. Внедрены задачи и проекты для командной работы. CRM настроена под первичную документацию и тендерные договоры. Созданы реестры договоров по тендерам и компаниям. Автоматизированы роботы, уведомления и регламенты. Пользователи прошли обучение по настроенным процессам.
- сервер и резервное копирование — Коробка
- первичка и договоры — CRM
- тендеры и компании — Реестры
Кратко по проекту
«Академия Тепла» — инженерно-строительная компания из Новороссийска, которой требовалось системно развернуть коробочный Битрикс24 и настроить его под ежедневную работу команды.
Задача была не только в установке портала. Компании нужно было подготовить серверную часть, настроить резервное копирование, завести пользователей, распределить права доступа, подключить корпоративную почту и выстроить процессы в CRM.
Основной акцент проекта — первичная документация, тендерные договоры и реестры договоров. Эти процессы требуют порядка: важно понимать, какой документ находится в работе, кто отвечает за следующий шаг, где находится договор и какой у него статус.
Задача
- Развернуть коробочный Битрикс24.
- Подготовить серверное окружение и резервное копирование.
- Выполнить базовую настройку портала.
- Завести реквизиты организации и справочники.
- Создать пользователей, структуру компании, подчинённость, роли и права доступа.
- Подключить корпоративную почту.
- Внедрить задачи и проекты для командной работы.
- Настроить CRM под первичную документацию.
- Настроить CRM под тендерные договоры.
- Создать реестры договоров по тендерам и компаниям.
- Автоматизировать уведомления, регламенты и бизнес-процессы.
- Обучить пользователей работе в системе.
Что было до внедрения
До проекта компании требовалось собрать процессы в единой системе.
Для инженерно-строительной компании особенно важны документы, договоры, сроки и ответственность. Если первичная документация, тендерные договоры и реестры ведутся разрозненно, появляются типовые риски: сложно быстро понять, где находится документ; статусы договоров требуют ручного контроля; сотрудники могут работать с разными версиями данных; руководству сложнее видеть текущую картину.
Для компании, работающей с тендерами и договорами, такие риски напрямую влияют на дисциплину исполнения и управляемость процессов.
Что можно использовать в похожем проекте
Подход можно повторить в компаниях с похожими задачами: CRM, контроль процессов, интеграции, автоматизация и управленческая отчётность.
- Коробка
- CRM
- Документооборот
- CRM-контур
- интеграции источников
- автоматизация заявок
- отчётность
- обучение команды
До / после
Что изменилось после внедрения
До
Документы, задачи и контроль статусов требовали дополнительного ручного управления.
После
Первичка, тендеры, договоры и реестры ведутся в Битрикс24 по единой логике.
До
Права доступа и зоны ответственности нужно было формализовать.
После
Настроены структура компании, подчинённость, роли и разграничение доступа.
До
Руководству было сложнее быстро увидеть статус договора или документа.
После
Реестры договоров помогают контролировать статусы, ответственных и движение процесса.
До
Повторяющиеся действия зависели от ручных напоминаний.
После
Роботы, уведомления и регламенты помогают контролировать действия по этапам.
До
Коробочный портал требовал корректной серверной подготовки.
После
Серверное окружение подготовлено, лицензия установлена, резервное копирование настроено.
Материалы проекта
Сервер и коробочная версия
Установка лицензии, подготовка окружения и настройка резервного копирования.
Структура компании
Пользователи, подразделения, подчинённость, роли и права доступа.
CRM для первичной документации
Процесс фиксации первички, этапов, ответственных и статусов.
CRM для тендерных договоров
Воронка договоров, этапы, контроль движения и ответственные сотрудники.
Реестры договоров
Реестры по тендерам и компаниям для ежедневного контроля.
Задачи и проекты
Командная работа, постановка задач, сроки и контроль исполнения.
Похожая задача?Хотите навести порядок в договорах, первичке и реестрах?
Развернём коробочный Битрикс24, настроим сервер, резервное копирование, структуру компании, права доступа, CRM под документы и договоры, реестры, задачи, уведомления и обучение команды.