Все кейсы
Корпоративный портал Битрикс24 для сети ресторанов, отелей и сервисных объектов
Для «Чё Групп» внедрили облачный Битрикс24 как единый корпоративный портал: коммуникации, Help Desk, заявки, согласования, HRM, база знаний, мобильная работа и управление процессами для сети объектов HoReCa.
Паспорт проекта
Полный кейс
ЧЕГрупп: как устроили проект в Битрикс24
Кратко по проекту
Для «Чё Групп» внедрили облачный Битрикс24 как единый корпоративный портал: коммуникации, Help Desk, заявки, согласования, HRM, база знаний, мобильная работа и управление процессами для сети объектов HoReCa.
Проект реализован для направления «Отели, гостиницы и санатории» на платформе Облако.
Задача
Объединить объекты сети в одной системе. Настроить структуру компании и подразделения по объектам. Заменить рабочие переписки во внешних мессенджерах. Настроить корпоративные чаты и задачи. Создать Help Desk для внутренних заявок. Упростить подачу заявок с мобильного приложения. Автоматизировать заявки на ремонт, закупки и рекламации. Настроить многоэтапные согласования. Сократить срок обработки заявок. Настроить HRM-блок и подбор персонала. Подключить КЭДО. Создать базу знаний для сотрудников. Обеспечить работу с порталом с компьютера и телефона.
Что сделали
Настроили корпоративный портал и структуру компании с отдельными подразделениями под объекты: рестораны, отели и другие направления. Настроили иерархию, роли и права доступа, чтобы сотрудники видели только нужные данные, а руководители получали управленческую информацию. Перенесли рабочее общение из внешних мессенджеров в корпоративные чаты, задачи и обсуждения Битрикс24. Создали Help Desk для заявок от сотрудников и объектов. Подготовили типовые формы заявок: ремонт, закупки, рекламации и другие внутренние обращения. Настроили подачу заявок через мобильное приложение и десктоп с уведомлениями для инициаторов и исполнителей. Связали часть заявок с закупочными процессами: после одобрения система создаёт задачу на закупку или дальнейшую обработку. Настроили многоэтапные бизнес-процессы согласования на 7–10 этапов с условиями по сумме, типу заявки, объекту и ответственным. Запустили HRM-блок: отклики собираются в CRM, кандидаты проходят этапы отбора, собеседования и тестовые задания. Подключили КЭДО и базу знаний с шаблонами документов, инструкциями для новых сотрудников и рабочими материалами.
Настроили направление «Help Desk» в рамках общего контура проекта.
Настроили направление «Задачи» в рамках общего контура проекта.
Настроили направление «Согласования» в рамках общего контура проекта.
Результат
После внедрения «Чё Групп» получила единый корпоративный портал для управления сетью объектов. Разрозненные объекты объединены в одной системе, рабочие коммуникации перенесены из мессенджеров в Битрикс24, настроена структура компании по объектам и подразделениям, создан Help Desk для внутренних заявок, заявки на ремонт, закупки и рекламации подаются через типовые формы, а заявка создаётся в 3 клика. Согласования проходят по маршрутам из 7–10 этапов, срок обработки заявок снизился с 4 дней до 6 часов, настроен HRM-блок, подбор персонала переведён в управляемую воронку, подключены КЭДО и база знаний, сотрудники могут работать с порталом через мобильное приложение. Главный эффект проекта — сеть получила единый управляемый контур: коммуникации, заявки, согласования, HR и знания находятся в одной системе.
- с 4 дней до 6 часов — Заявки
- заявка в 3 клика — Help Desk
- 7–10 этапов — Согласования
- без внешних мессенджеров — Коммуникации
Кратко по проекту
«Чё Групп» — группа компаний, в которую входят бары, рестораны, отели, фудмолл и пляжные проекты.
Для такой структуры важно не просто вести клиентов или продажи. Главная задача — управлять большим количеством внутренних процессов: коммуникациями между объектами, заявками на ремонт и закупки, рекламациями, согласованиями, HR-процессами, документами и задачами.
До внедрения часть процессов зависела от мессенджеров, Excel и ручных подтверждений. Это замедляло принятие решений, усложняло контроль и создавало риск потери информации.
Задача
- Объединить объекты сети в одной системе.
- Настроить структуру компании и подразделения по объектам.
- Заменить рабочие переписки во внешних мессенджерах.
- Настроить корпоративные чаты и задачи.
- Создать Help Desk для внутренних заявок.
- Упростить подачу заявок с мобильного приложения.
- Автоматизировать заявки на ремонт, закупки и рекламации.
- Настроить многоэтапные согласования.
- Сократить срок обработки заявок.
- Настроить HRM-блок и подбор персонала.
- Подключить КЭДО.
- Создать базу знаний для сотрудников.
- Обеспечить работу с порталом с компьютера и телефона.
Что было до внедрения
До внедрения процессы были разрознены. Коммуникации велись через мессенджеры, что создавало риски: часть информации терялась, исполнение задач было сложно контролировать, а история обсуждений оставалась вне корпоративной системы.
Согласование документов занимало до 4 дней. Управление отдельными процессами велось в Excel, данные вносились вручную, а это увеличивало вероятность ошибок и задержек.
Дополнительная сложность — структура «Чё Групп». У компании несколько объектов и направлений: рестораны, отели и другие сервисные площадки. У каждого объекта свои сотрудники, процессы, задачи и зоны ответственности.
Что можно использовать в похожем проекте
Подход можно повторить в компаниях с похожими задачами: CRM, контроль процессов, интеграции, автоматизация и управленческая отчётность.
- Коммуникация
- Help Desk
- Задачи
- CRM-контур
- интеграции источников
- автоматизация заявок
- отчётность
- обучение команды
До / после
Что изменилось после внедрения
До
Коммуникации велись во внешних мессенджерах, часть информации терялась.
После
Рабочие обсуждения, задачи и история коммуникаций перенесены в Битрикс24.
До
Заявки и согласования могли занимать до 4 дней.
После
Срок обработки заявок сократился до 6 часов.
До
Заявки на ремонт, закупки и рекламации передавались вручную.
После
Создан Help Desk с типовыми формами и уведомлениями.
До
Сложная структура объектов усложняла контроль задач и процессов.
После
Объекты и подразделения объединены в единой структуре с ролями и правами доступа.
До
HR-процессы и документы требовали ручного сопровождения.
После
Настроены HRM, подбор персонала, КЭДО и база знаний.
Материалы проекта
Корпоративный портал
Структура компании, подразделения по объектам, роли, права и единое рабочее пространство.
Коммуникации
Корпоративные чаты, задачи, обсуждения и отказ от внешних мессенджеров.
Help Desk
Формы заявок на ремонт, закупки, рекламации и внутренние обращения.
Согласования
Многоэтапные маршруты на 7–10 этапов с условиями и ответственными.
HRM
Воронка кандидатов, этапы отбора, отклики, собеседования и тестовые задания.
КЭДО
Подписание кадровых документов и работа с внутренними кадровыми процессами.
База знаний
Шаблоны документов, инструкции, материалы для новых сотрудников и регламенты.
Мобильная работа
Доступ к заявкам, задачам и коммуникациям через мобильное приложение.
Похожая задача?Нужно управлять заявками и согласованиями в сети объектов?
Настроим Битрикс24 для ресторанной группы, отеля, санатория или сети сервисных объектов: корпоративный портал, Help Desk, заявки, согласования, HRM, КЭДО, базу знаний, мобильную работу и обучение сотрудников.