Все кейсы
Документооборот в Битрикс24 для сети отелей: расходы, согласования и контроль статусов
Для сети отелей Mirror Hotels провели аудит текущего Битрикс24, нашли точки роста, подготовили документацию по процессу и внедрили внутренний документооборот по согласованию расходов — с ролями, маршрутами, обязательными полями, статусами, уведомлениями и контролем сроков.
Паспорт проекта
Полный кейс
Сеть отелей Mirror Hotels: как устроили проект в Битрикс24
Кратко по проекту
Для сети отелей Mirror Hotels провели аудит текущего Битрикс24, нашли точки роста, подготовили документацию по процессу и внедрили внутренний документооборот по согласованию расходов — с ролями, маршрутами, обязательными полями, статусами, уведомлениями и контролем сроков.
Проект реализован для направления «Отели, гостиницы» на платформе Облако.
Задача
провести аудит текущей конфигурации Битрикс24 изучить действующие процессы и маршруты согласования выявить точки роста: где теряется время, где нет контроля, где нужна стандартизация описать целевой процесс согласования внутренних расходов определить роли участников процесса подготовить документацию и схему согласования настроить обязательные поля заявки реализовать маршруты согласования добавить статусы и контрольные точки настроить уведомления разграничить права доступа обеспечить фиксацию истории решений сделать процесс понятным для сотрудников и руководителей
Что сделали
Провели аудит текущего Битрикс24. Первым этапом изучили текущую конфигурацию портала и действующие процессы. Проверили, как сотрудники работают в системе, какие сценарии уже используются, где есть ручной контроль и какие процессы требуют стандартизации. По итогам аудита зафиксировали точки роста. Описали процесс согласования расходов. Определили, кто создаёт заявку, какие данные нужно заполнить, какие документы приложить, кто участвует в согласовании, в какой последовательности проходит маршрут, какие статусы должна проходить заявка и как фиксируется завершение процесса. Подготовили документацию и регламент. Для процесса описали роли, этапы, обязательные поля, последовательность действий и контрольные точки. Это помогает команде работать по единому правилу и быстрее вводить новых сотрудников. Настроили заявку на расход. В карточке заявки предусмотрели обязательные поля: сумма, статья расхода, подразделение, комментарий, прикреплённые документы, ответственные и статус согласования. Реализовали маршрут согласования. Заявка проходит согласующих в нужной последовательности. Каждый участник видит свой этап и понимает, какое действие от него требуется: согласовать, отклонить, уточнить или передать дальше. Добавили статусы и контроль этапов. Для процесса настроили статусы: на согласовании, отклонено, согласовано, к оплате, завершено. Они помогают сотрудникам и руководителям быстро понять, где находится заявка. Настроили уведомления и контроль сроков. Система напоминает о действиях, помогает не пропускать согласования и снижает количество ручных уточнений. Разграничили права доступа. Сотрудники видят свои заявки и нужные разделы, согласующие — свои этапы, а руководство получает управленческую картину без лишнего шума.
Настроили направление «Документооборот» в рамках общего контура проекта.
Настроили направление «Согласование расходов» в рамках общего контура проекта.
Настроили направление «Регламенты» в рамках общего контура проекта.
Результат
Вместо устных договорённостей и ручного контроля появился единый процесс в Битрикс24: сотрудник создаёт заявку на расход, система направляет её по маршруту согласования, фиксирует статус, ответственных, документы и историю решений.
- 85 пользователей — Масштаб
- 14 дней — Срок
- расходы → согласование → оплата — Процесс
Результат: согласование внутренних расходов стало прозрачным и управляемым
Вместо устных договорённостей и ручного контроля появился единый процесс в Битрикс24: сотрудник создаёт заявку на расход, система направляет её по маршруту согласования, фиксирует статус, ответственных, документы и историю решений.
Паспорт проекта
- Клиент: Mirror Hotels
- Год: 2025
- Платформа: Облачный Битрикс24
- География: Сочи
- Срок: 14 дней
- Масштаб: 85 пользователей
- Отрасль: отели, гостиницы
- Направления: CRM, документооборот, согласование расходов, аудит, регламенты, автоматизация, контроль статусов
- Ключевой эффект: внутренние расходы проходят через понятный процесс с ролями, статусами и контролем сроков
01. Кратко по проекту
Mirror Hotels — сеть отелей, где Битрикс24 уже использовался в работе, но внутренним процессам требовалась большая управляемость.
Команде было важно понять, какие процессы уже настроены корректно, где теряется время, где не хватает контроля и какие участки нужно стандартизировать. Отдельный фокус проекта — согласование внутренних расходов.
До внедрения процесс согласования мог зависеть от ручных коммуникаций, уточнений и дополнительного контроля со стороны руководителей. Это усложняло работу: было не всегда очевидно, где находится заявка, кто должен выполнить следующий шаг, какие документы приложены и принято ли финальное решение.
Что можно использовать в похожем проекте
Подход можно повторить в компаниях с похожими задачами: CRM, контроль процессов, интеграции, автоматизация и управленческая отчётность.
- Аудит
- Документооборот
- Согласование расходов
- CRM-контур
- интеграции источников
- автоматизация заявок
- отчётность
- обучение команды
До / после
Что изменилось после внедрения
До
Процессы частично велись вручную или в разных инструментах.
После
Битрикс24 стал единым рабочим контуром проекта в формате «Облако».
До
Ответственные, статусы и сроки требовали дополнительного контроля.
После
Задачи, этапы и контрольные точки фиксируются в Битрикс24.
До
Руководителю было сложнее быстро увидеть картину по процессу.
После
Появились прозрачные статусы, ответственные и управленческая информация.
До
Рутинные действия забирали время команды.
После
Часть повторяющихся операций перенесена в автоматизацию и правила.
До
Следующий шаг по развитию системы был неочевиден.
После
Сформирован понятный контур для дальнейших доработок и поддержки.
Материалы проекта
Карта процесса
Аудит Битрикс24: входящие данные, этапы, ответственные и результат работы.
CRM-контур
Карточки, поля, статусы, задачи и контроль обработки внутри Битрикс24.
Автоматизация
Роботы, уведомления, правила и сценарии для снижения ручной нагрузки.
Отчётность
Показатели, статусы и данные для руководителя и команды проекта.
Похожая задача?Подберём решение под ваш процесс
Опишите отрасль и цель — покажем похожие кейсы, подходящую платформу и следующий шаг внедрения.